جهت انتخاب نرم افزار مناسب CRM می بایست چه خصوصیاتی را مد نظر قرارداد؟در واقع مهمترین معیارها برای انتخاب نرم افزار مناسب چیست؟
برای بررسی می بایست ۳ حوزه را بررسی کرد. اول تکنولوژی نرم افزار، دوم امکانات نرم افزار و سومشرکت ارائه دهنده
قدم اول: ابتدا از طریق اینترنت لیستی از نرم افزارها و شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار را استخراج کنید.
اولین معیار انتخاب را نوع کسب و کار ما مشخص می کند و آینده ای که برای استفاده از این نرم افزار برای خود ترسیم کرده ایم. نوع ارتباطمان با مشتریان و همچنین نوع ارتباطات درون سازمان. این مسائل به ما کمک خواهند کرد تا در ابتدا مشخص کنیم از کدام فناوری می خواهیم استفاده کنیم. نرم افزارهای open source مانند نرم افزارهای تحت لینوکس از جمله Vtiger CRMو Suger CRM یا نرم افزارهای closed source مانند نرم افزار مایکروسافت و نرم افزارهای ایرانی.
اگر خواسته های سازمان برای شما دقیق روشن نشده ، از شیوه گسترش نیازهایتان در آینده ذهنیت مبهمی دارید و همواره ترس دارید که هزینه های توسعه نرم افزارتان در آینده ممکن است برای شما مشکل ساز شود ، بهترین گزینه برای شما open source ها هستند. اما اگر دقیقا شرح نیاز و برنامه توسعه خود را آماده کرده اید می توانید با آسودگی از میان closed Source های ایرانی یا خارجی براحتی نرم افزار مورد نیاز خود را پیدا کنید.
تا اینجا ۳۰ درصد از فرآیند تصمیم گیری خود را انجام داده اید. یعنی نوع فناوری را مشخص کرده اید.
قدم دوم: کافی است از میان لیستی که در ابتدا آماده کرده بودید، آنهایی که با فناوری مورد نظر شما همخوانی ندارند را حذف کنید.
حال از میان نرم افزارهای باقیمانده مشخص کنید در میان قابلیت های زیر کدام نرم افزار قدرتمند تر عمل می کنند:
۱- استقلال از بستر و سیستم عامل
۲- قابلیت پشتیبانی از وب سرویس ها ( لزومی ندارد که حتما نرم افزارها تحت وب باشند)
۳- امکانات سیستم فرم ساز جهت ساختن فرم های مورد نیاز سازمان .
۴- امکانات سیستم گزارش ساز جهت ساختن گزارشات مختلف از داده ها
۵- امکانات سیستم مدیریت گردش کار
۶- امکانات ارتباطی مانند اتصال به سرویس پیام کوتاه، تلفن، ایمیل ، فکس، کارت خوان، بارکد خوان و …
۷- امکان دسته بندی انواع مختلف پرونده های کاری برای تمامی ذینفعان ( مشتریان بالقوه و بالفعل، مدیران، فروشندگان، تامین کنندگان، کالاها و اسناد)
۸- امکان مدیریت سفارشات فروش، خرید، فاکتورها و پیش فاکتورها بصورت مستقل یا از طریق اتصال به سیستم مالی
۹- امکان تنظیم سطوح مختلف دسترسی برای کابران
۱۰- سیستم ticketing
11- امکان مدیریت پایگاه دانش از طریق سیستم پرسش و پاسخ
۱۲- امکان حذف و اضافه کردن ماژول های مختلف کاربردی
۱۳- امکانات سیستم تقویم و مدیریت کارهای روزانه
از میان ۱۳ آیتم بالا مطمئنا برخی نرم افزارها قوی تر و برخی ضعیف تر عمل می کنند ، اما نهایتا می توانید لیست ابتدایی خود را که در قدم دوم اصلاح کردید مجدد اصلاح کنید.
قدم سوم: نرم افزارهایی که در انتهای لیست رده بندی بر اساس ۱۳ معیار بالا جا می گیرند را حذف کنید و برای خود یک لیست فیلترشده ی جدید ایجاد کنید. تا اینجا شما ۶۰ درصد کار را پیش برده اید.
حال باید بررسی کنید از میان لیست نهایی کدام شرکت می تواند نرم افزار انتخابی شما را به بهترین وجه به شما ارائه کند.
شاخص های مختلفی برای رده بندی این شرکت ها وجود دارد که مهمترین آنها به شرح زیر است:
حسن شهرت شرکت
رضایت مشتریان از نحوه عملکرد شرکت
توانایی شرکت در اختصاصی سازی راهکارها
سرعت عمل و دقت در مذاکرات پیش از خرید و اعلام قیمت
شفافیت در ارائه اطلاعات
عدم ارائه روزمه بلند بالا ! ( معمولا شرکت هایی که مدعی هستند در هفته بیش از ۱ نرم افزار CRM نصب و راه اندازی کرده اند را جدی نگیرید. ) اصولا پیاده سازی یک نرم افزار CRM حدود ۱ تا ۲ ماه زمان خواهد برد و شخصا تا به حال در میان شرکت های ایرانی شرکتی را نمی شناسم که همزمان ۴ تیم کاری جهت پیاده سازی CRM مجهز کرده باشد.
قدم چهارم: از لیست باقیمانده، حداقل ۳شرکت را جهت مذاکره و تصمیم گیری نهایی انتخاب کنید. در اینجا کار شما برای انتخاب نرم افزار به اتمام رسیده است.
در عقد قرارداد نیز به مسائل زیر توجه کنید:
۱- کسورات قانونی معمولا بر عهده خریدار می باشد.
۲- حداقل ۴ تا ۶ ساعت آموزش رایگان می باید از ارائه دهنده نرم افزار انتظار داشت.
۳- پیوست فنی قرارداد از متن قرارداد مهم تر است. آن را به دقت تنظیم کنید.۴- برنامه زمانبندی را محدود به کمتر از یک ماه برآورد نکنید. ( انتظارات خود را واقعی کنید)
منبع: نیکانیوز / مهدی بدیعی (مدیرپروژه های نرم افزاری)